Wzrost znaczenia automatyzacji HR w dobie cyfryzacji przedsiębiorstw

Choć większość polskich firm ma wciąż do nadrobienia spore zaległości w obszarze cyfryzacji, ostatnie dwa lata pokazały, że i w naszym kraju transformacja cyfrowa oraz wdrożenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych mogą przebiegać bardzo szybko. Pandemia udowodniła, że najlepsze projekty na zwiększenie poziomu cyfryzacji w firmie mogą obejmować nie tylko duże korporacje, ale też startupy i mikroprzedsiębiorstwa. Jak jednak cyfryzować takie działy jak Human Resources? I czy w ogóle warto automatyzować HR?

Cyfryzacja przedsiębiorstw w rzeczywistości po COVIDZIE

Pandemia COVID-19 wywołała w firmach potrzebę automatyzowania pewnych procesów. Zdalne nauczanie, praca w trybie niestacjonarnym, spotkania za pośrednictwem narzędzi i platform online – wszystko to wymagało szybkiego opracowania strategii automatyzacji i robotyzacji firm i instytucji. Podczas pandemii ponad 30% polskich firm zwiększyło zużycie Internetu, mediów społecznościowych i platform cyfrowych w celach biznesowych. Można więc powiedzieć, że pandemia rozpoczęła prawdziwą cyfrową rewolucję. Okazało się, że dostosowanie się do nowej rzeczywistości może decydować o „być albo nie być” niektórych firm. Obostrzenia wywołały zmiany w organizacji formy pracy, zmieniły mechanizmy w różnych sferach życia społecznego, wpłynęły też na wszystkie procesy HR. Firmy podjęły działania, aby wdrożyć pracę zdalną, przenieść część wewnętrznych procesów do świata online i zdigitalizować obsługę klienta. Grupą pierwszego reagowania w sytuacji kryzysowej był właśnie HR, który został postawiony przed koniecznością wprowadzenia wielu zmian w organizacjach.

Jak automatyzacja HR wpływa na transformację cyfrową firm

HR okazał się jednym z najbardziej podatnych na zmianę obszarów organizacji. Wiele procesów można stosunkowo łatwo zautomatyzować i powierzyć je cyfrowym pracownikom. W tym czasie zatrudnieni mogą się skupić na rozwiązywaniu problemów, na które dotąd nie mieli czasu. Wzrosły szanse na sprawne zarządzanie, obniżenie kosztów i znaczny wzrost efektywności. Największe zalety automatyzacji działu HR to:

• Ograniczenie liczby zadań, które wymagają ingerencji pracownika (np. raportowanie).
• Minimalizowanie ryzyka wystąpienia błędu ludzkiego.
• Szybsze przetwarzanie danych związanych z procesami rekrutacyjnymi, procedurami formalnymi, wdrożeniem nowych pracowników. Wpłynęło to dodatkowo na przyspieszenie i ułatwienie procesu generowania umów i całej związanej z procesami HR dokumentacji.
• Wzrost produktywności – technologia i dane stają się motorem napędzającym biznes. Skraca się czas tworzenia nowych usług, poprawia jakość obsługi obecnych i przyszłych pracowników.
• Wzrost satysfakcji kandydata – zapewnienie lepszego doświadczenia podczas rekrutacji pomaga pozyskać najbardziej wartościowych kandydatów, wzmaga też tzw. employee advocacy. Potencjalni kandydaci są lepiej obsłużeni.

Powyższa lista najlepiej odpowiada na pytanie, dlaczego średnio 87% firm automatyzuje w miarę możliwości procesy związane z zarządzaniem ludźmi w oparciu o nowoczesne rozwiązania IT.

Cyfrowa obsługa HR

Jakie procesy HR można najsprawniej zautomatyzować? Na rynku jest wiele narzędzi, dzięki którym udoskonalisz różne obszary pracy związanej z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Kompleksowe polepszenie warunków prowadzenia procesów HR jest możliwe na różnych płaszczyznach:

• Komunikacja z kandydatami – zautomatyzowane odpowiedzi na wiadomości w kolejnych etapach procesu HR. Kolejnym krokiem w stronę cyfryzacji mogą być nawet odpowiadające na pytania boty.
• Publikowanie ogłoszeń na różnych portalach jednocześnie dzięki zastosowaniu oprogramowania do multipostingu wykorzystującego technologię RPA.
• Szukanie kandydatów – np. filtrowanie wyników wyszukiwania w różnych portalach jednocześnie.
• Automatyczne generowanie umów i dokumentacji związanej z obsługą procesów HR.
• Zredukowanie do minimum konieczności korzystania z dokumentacji papierowej i zastąpienie „pracy papierkowej” automatycznymi procesami.
• Centralizacja danych pracowników – dane są zbierane i przechowywane bezpiecznie w jednym miejscu. Dzięki temu proces zbierania i przechowywania informacji jest mniej czasochłonny i mniej narażony na błędy. Nowoczesne narzędzia zbierają dane z różnych miejsc, porządkują je i bezpiecznie przechowują, np. w chmurze. Możliwe jest również tworzenie automatycznych raportów.
• Analizowanie i raportowanie czasu pracy pracowników.
• Automatyczna obsługa planów urlopowych oraz zarządzanie benefitami w firmie.
• Zautomatyzowana obsługa dokumentów (system „Płatnik”, dokumenty z SAP, obsługa ZUS, zwolnienia lekarskie).

Jak widzisz, możliwości są niemal nieograniczone. Pamiętajmy jednak, że choć cyfryzacja przechodzi niemal każdego dnia na nowy poziom, jest to wsparcie, a nie konkurencja dla pracowników. Automatyzacja HR na pewno nie zastąpi w pełni człowieka. ITLT również wychodzi naprzeciw tym potrzebom i pracujemy nad swoim rozwiązaniem o czym wspominaliśmy tu: https://leasingteam.pl/centrum-prasowe/komunikaty-prasowe/talentpoint-nowe-rozwiazanie-w-obszarze-hr