ПРОЦЕДУРА ВНУТРІШНІХ ПОВІДОМЛЕНЬ ТА ПОДАЛЬШИХ ДІЙ
застосовується в LeasingTeam sp. z o.o.

§ 1

1. Операційна стратегія LeasingTeam sp. z o.o. у Варшаві (далі – “LT”) базується
   на підзвітності, запобіганні корупції та попередженні інших
   порушень як всередині організації, так і серед
   співпрацюючих суб’єктів, з урахуванням низки аспектів, зокрема
   соціальних інтересів, захисту навколишнього середовища, відносин з різними групами кооператорів.
2. Процедура є частиною системи управлінського контролю. Її основна мета –
   запобігти порушенням у сфері ЛТ.
3. LT веде свою діяльність на основі абсолютної поваги до закону, належної практики та найвищих етичних стандартів.
4. Основною метою Порядку є створення системи викривання корупції в ЛТ шляхом створення безпечних каналів повідомлення про корупцію, щоб запобігти будь-яким репресіям проти так званих викривачів.
5. Порядок встановлює правила та процедуру повідомлення інформації про порушення законодавства, у тому числі інформації про обґрунтовану підозру щодо фактичного або потенційного порушення законодавства, яке відбулося або може відбутися в ЮО, або інформації щодо спроби приховати таке порушення законодавства.

§ 2

У всіх випадках, на які є посилання в Порядку:
1. юридична особа – означає ЮО;
2. неупереджена організаційна одиниця (далі – “УО”) – розуміється як уповноважена ЮО, неупереджена комісія – організаційна одиниця в організаційній структурі Юридичної особи, уповноважена приймати повідомлення, здійснювати подальші дії та обробляти персональні дані, отримані у зв’язку з внутрішнім повідомленням, включаючи перевірку повідомлення, зв’язок з Викривачем. BJO – Комісія з питань порушень;
3. Порядок – означає Порядок отримання внутрішніх повідомлень та вжиття подальших заходів;
4. Закон – Закон від 14 червня 2024 р. про захист викривачів (Законодавчий вісник, поз. 928).
5. підписант – фізична особа, яка повідомляє про порушення закону і не робить цього через власний законний інтерес, незалежно від посади, форми зайнятості або співпраці, як до, так і після припинення правовідносин з ЮО (у тому числі: працівник, колишній працівник, претендент на працевлаштування, особа, яка виконує роботу на іншій підставі, ніж трудові відносини, в тому числі за цивільно-правовим договором),
підприємець, акціонер або учасник, член органу юридичної особи, особа, яка виконує роботу під наглядом та керівництвом підрядника, субпідрядника або постачальника, у тому числі за цивільно-правовим договором, стажист, волонтер);
6 Повідомлення – інформація про порушення закону, зроблена через призначені для цього канали зв’язку;
(7) Особа, на яку поширюється дія звіту – означає особу, визначену в звіті як правопорушник;
8 Подальші дії – процедури, що проводяться у зв’язку із заявою;
9. канал звітування – технічні та організаційні заходи для підготовки звіту;
10. дії у відповідь – означає пряму або непряму дію або бездіяльність у робочому контексті, яка викликана повідомленням і яка порушує або може порушити права Підписанта або завдає або може завдати невиправданої шкоди Підписанту, включаючи необґрунтоване порушення судового провадження проти Підписанта.

§ 3

1. Порядок та його положення поширюються на такі групи осіб
   , які мають право на повідомлення:
   1) працівники та співробітники, а також колишні працівники та співробітники LT,
   2) особи, які діють від імені та за дорученням LT,
   3) будь-які інші особи, які будь-яким чином пов’язані з LT, зокрема: особи, які допомагають у складанні повідомлення, учні, стажери або кандидати на роботу, якщо вони отримали інформацію про викриття в процесі прийому на роботу або в інших процесах, що передують встановленню трудових відносин.
2. Повідомлення про порушення може стосуватися, зокрема
   1) пов’язаних з LT осіб,
   2) фізичної особи, уповноваженої представляти LT,
   3) працівників та партнерів LT у зв’язку з виконанням роботи для нього,
   4) субпідрядника або іншого підприємця, який є фізичною особою, якщо його протиправне діяння було пов’язане з виконанням договору, укладеного з LT,
   5) працівника або партнера або особи, уповноваженої діяти в інтересах або від імені підприємця, який не є фізичною особою, якщо його діяння було пов’язане з виконанням договору, укладеного цим підприємцем з LT.
3. Під порушеннями слід розуміти інформацію, яка, зокрема, може
   свідчити:
   1) про підозру у підготовці, спробі або вчиненні забороненого діяння суб’єктами, зазначеними у пункті 2,
   2) про невиконання обов’язків або зловживання повноваженнями суб’єктами, зазначеними у пункті 2,
   3) про невиявлення належної обачності, яка вимагається за даних обставин у діяльності суб’єктів, зазначених у пункті 2. 2,
   4) порушення в організації діяльності ЛТ, які можуть призвести до вчинення протиправного діяння або заподіяння шкоди,
   5) порушення загальноприйнятих законів, відповідно до яких діє ЛТ,
   6) порушення внутрішніх процедур та етичних стандартів, прийнятих в ЛТ.
4. Порушення – це дія або бездіяльність, яка є незаконною або спрямована на
   щоб обійти закон, що стосується:
   1) корупція;
   2) державні закупівлі;
   3) фінансові послуги, продукти та ринки;
   4) запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму;
   5) безпечність та відповідність продукції;
   6) транспортна безпека;
   7) захист навколишнього середовища;
   8) радіологічний захист та ядерна безпека;
   9) безпека харчових продуктів та кормів;
   10) здоров’я та добробут тварин;
   11) громадське здоров’я;
   12) захист прав споживачів;
   13) захист приватності та персональних даних;
   14) безпека інформаційно-комунікаційних мереж і систем;
   15) фінансові інтереси Державної скарбниці Республіки Польща, органу місцевого самоврядування та Європейського Союзу;
   16) внутрішній ринок Європейського Союзу, включаючи публічно-правові принципи конкуренції та державної допомоги, а також оподаткування юридичних осіб;
   17) конституційні свободи і права людини і громадянина – що виникають у відносинах особи з органами публічної влади і не стосуються сфер, зазначених у пунктах 1-16.

§ 4

1. Особа, яка здійснює загальний нагляд за отриманням та обробкою звітів ООБ, а також за веденням реєстру порушень, є Комісаром з питань порушень.
   Комісар з питань порушень призначається Правлінням ЛТ.
2. Органом, відповідальним за отримання та визнання повідомлень, а також уповноваженим здійснювати подальші дії та спілкуватися з Викривачем, є Комісія з питань порушень, яка складається з Уповноваженого з питань порушень та 2 членів, призначених Правлінням ЛТ, за їхньою згодою, з числа наступних осіб: не пов’язаних і не споріднених, які не ведуть спільне господарство, не підтримують тісних стосунків у приватній сфері з Правлінням ЛТ. Порушення аналізує Комісія, до складу якої входить один член, запропонований Уповноваженим.
   Уповноважений не розглядає заяви, якщо це не є необхідним через відсутність членів Комісії, здатних здійснити такий аналіз.
3. Особи, які, як випливає зі змісту повідомлення, мають будь-яку негативну причетність до дії або бездіяльності, що становить порушення, не можуть брати участь в аналізі повідомлення.
4. Якщо повідомлення стосується Агента з розкриття інформації або членів Комітету з розкриття інформації, викривач має право на заслуховування. порушень у кількості, яка унеможливлює дії щонайменше однієї особи, Правління ЛТ призначає інших осіб, відповідальних за це повідомлення.
5. Агент з розгляду порушень і Комітет з розгляду порушень зобов’язані зберігати таємницю щодо інформації та персональних даних, які вони отримали в ході отримання та перевірки повідомлення і вжиття подальших заходів, навіть після припинення трудових або інших правовідносин, в рамках яких вони виконували ці дії.

§ 5

1. Викривач може надіслати повідомлення електронною поштою на адресу
   за адресою порушення LT@leasingteam.pl.
2. Повідомлення, що подається, повинно містити чітке і повне пояснення предмета повідомлення і включати щонайменше наступну інформацію: дату і місце вчинення порушення закону або дату і місце отримання інформації про порушення закону, опис конкретної ситуації або обставин, що створюють можливість порушення закону, зазначення суб’єкта, якого стосується повідомлення, зазначення можливих свідків порушення закону, зазначення всіх наявних у Сигналіста доказів і відомостей, які можуть виявитися корисними в процесі розгляду повідомлення.
3. Організація не визнає анонімних заявок.
4. Відповідно до принципу добросовісності, будь-яка особа, яка має право подати повідомлення, повинна повідомити про порушення, якщо вона має достатні підстави вважати, що надана інформація є правдивою.
5. Свідоме неправдиве повідомлення заборонено.
6. Якщо буде встановлено, що заява містить завідомо неправдиві відомості або приховує правду, особа, яка подала заяву, може бути притягнута до відповідальності відповідно до положень Трудового кодексу та спеціальних нормативних актів, у тому числі правил внутрішнього трудового розпорядку, що діють на суб’єкті господарювання. Така поведінка також може бути кваліфікована як грубе порушення основних обов’язків працівників або осіб, які виконують оплачувану роботу на іншій основі, ніж правовідносини, і, як наслідок, призвести до розірвання трудового договору/цивільно-правового договору без попередження.
7. Рішення про надання статусу викривача приймає Комітет з порушень.
8. Статус викривача може отримати будь-який викривач, якщо тільки попередній аналіз викривача не дає підстав вважати, що викривач явно діяв недобросовісно (презумпція добросовісності).
9. За кожним повідомленням РБО призначає одну особу, відповідальну за комунікацію з відповідним викривачем. Ця особа має підтвердити отримання повідомлення протягом 7 днів з моменту отримання, надіславши повідомлення на електронну адресу, з якої було надіслано повідомлення.
10. Якщо в ході розслідування з’ясується, що викривач, якому раніше
    було надано статус викривача, діяв недобросовісно, він позбавляється
    захисту, передбаченого для викривача.

§ 6

1. Доступ до каналів повідомлень надається лише уповноваженому
   та іншим членам Комітету з питань повідомлень, а також, можливо, іншим
   особам, відповідальним за здійснення повідомлень.
2. Після отримання повідомлення, протягом не більше 7 днів з моменту отримання повідомлення, Комісія з порушень проводить попередню перевірку повідомлення, тобто щодо фактичної ймовірності правдивості повідомлення) про порушення (“Попередня перевірка”). Результатом позитивної попередньої перевірки є підтвердження Комісії з розгляду порушень про прийняття повідомлення та надання статусу викривача.
   Підтвердження надсилається на електронну адресу, з якої було надіслано повідомлення.
3. Комітет з порушень, відповідно до пункту 2 вище, тобто після попередньої перевірки, може прийняти рішення не проводити Розслідування в ситуації, коли Заява є явно неправдивою або неможливо отримати від Підписанта додаткову інформацію, необхідну для перевірки Заяви.
4. Комітет з порушень повинен розглянути повідомлення і вжити заходів без
   невиправданої затримки.
5. В обґрунтованих випадках (відповідно до пунктів 2 і 3 вище) Комітет з порушень ініціює розслідування (“Розслідування”), а потім протягом максимум 30 днів приймає рішення по суті повідомлення, за умови, що орган, який проводить розслідування, зміг зібрати необхідні документи і докази за цей час.
6. В особливо складних випадках розгляд повідомлення про порушення може тривати максимум 90 днів з дати початку Розслідування.
7. З урахуванням підпункту 2, якщо Повідомлення передбачає подальші дії, в тому числі скорочене розслідування, це має відбутися одразу після отримання Повідомлення.
8. Якщо це виправдано фактами
   , викладеними в повідомленні, до Розслідування можуть бути залучені фахівці та незалежні консультанти
   , наприклад, шляхом підготовки висновку щодо предмета повідомлення, в тому числі юридичного висновку.
9. Інформація про заплановані або вжиті подальші дії та причини таких дій повинна бути повідомлена Підписанту не пізніше, ніж через 3 місяці після підтвердження отримання повідомлення (якщо підтвердження отримання повідомлення не було отримано, то протягом 3 місяців після закінчення 7-денного терміну з моменту отримання повідомлення).
   Зворотній зв’язок надається на електронну адресу, з якої була надіслана заявка.
10. Комітет з порушень може надавати рекомендації щодо відповідних коригувальних або дисциплінарних заходів проти порушника, а також рекомендації, спрямовані на усунення та запобігання ідентичних або подібних порушень, описаних у повідомленні, у майбутньому.
11. За результатами розслідування Комітет з порушень готує звіт і подає його Уповноваженому з порушень, за винятком випадків, коли Уповноважений є автором звіту як слідчий.
12. Звіт про розслідування повинен містити опис встановлених фактів, включаючи виявлені порушення, їх причини, масштаби та наслідки, а також осіб, відповідальних за них.
13. Комісія додає до звіту про розслідування пропозиції щодо подальших дій. Залежно від висновків, ці заходи можуть включати дії проти осіб, винних у порушеннях, дії щодо запобігання порушенням та посилення системи внутрішнього контролю суб’єкта господарювання. Такими заходами можуть бути, зокрема:
    1) закриття процедури без подальших дій (якщо повідомлення не підтвердилося);
    2) проведення співбесіди, звернення уваги працівника;
    3) винесення догани, позбавлення премії тощо;
    4) зміни або ротації на посадах;
    5) зміни у внутрішніх процедурах;
    6) вжиття цивільно-правових заходів щодо, наприклад, укладених договорів, усунення шкоди, виплати компенсації;
    7) подання заяви про відкриття дисциплінарного провадження;
    8) подання повідомлення про обґрунтовану підозру у вчиненні злочину (якщо зібрані докази);
    9) інформування відповідних служб (якщо зібрані непрямі докази).
14. Рада ЛТ визначає подальші дії та осіб, відповідальних за їх виконання.
    Уповноважений здійснює моніторинг виконання цих заходів та надає допомогу відповідальним за їх реалізацію.
15. Комісія інформує викривача про свої висновки та затверджені заходи одразу після затвердження пропозицій Правлінням ЛТ, але не пізніше ніж через 30 днів після завершення Розслідування.
16. Досягнуті домовленості, затверджені заходи та їх реалізація фіксуються в Реєстрі нотифікацій.
17. Реєстр викривачів, зокрема, містить:
    1) контактні дані викривача,
    2) всю інформацію, що міститься у повідомленні,
    3) хід аналізу та розгляду повідомлення,
    4) осіб та органи, залучені до процесу аналізу та розгляду повідомлення,
    5) будь-які рішення та ескалації (якщо такі мали місце).
18. Реєстр повідомлень є конфіденційним, а персональні дані та інша інформація, що міститься в Реєстрі повідомлень, зберігається протягом 3 років після закінчення календарного року, в якому було завершено подальші дії або припинено провадження, розпочате цими діями.

§ 7

1. Існує абсолютна заборона на переслідування викривача, який зробив повідомлення (як внутрішнє, так і зовнішнє), а також на публічне розголошення – відповідно до Закону.
2. Вчинення будь-яких дій репресивного, дискримінаційного або іншого несправедливого характеру по відношенню до Сигналіста буде розглядатися як порушення Порядку і може призвести до дисциплінарної відповідальності або розірвання договору, що зв’язує особу, яка вчинила відповідні дії, з ЛТ.
3. Зокрема, по відношенню до Сигналіста є неприпустимими відмова у встановленні трудових відносин, припинення або розірвання без попередження трудових відносин, зменшення винагороди за працю, затримка у просуванні по службі або відмова у просуванні по службі, відмова у наданні інших пов’язаних з роботою пільг, крім оплати праці, переведення працівника на нижчу посаду, відсторонення від роботи або трудових обов’язків, перекладання на іншого працівника наявних трудових обов’язків, несприятлива зміна місця роботи або графіка роботи, несприятлива оцінка роботи працівника або негативна думка про працівника, накладення або застосування дисциплінарного стягнення, в тому числі грошового стягнення або заходу аналогічного характеру, відмова або ухилення від участі в навчанні з метою підвищення професійної кваліфікації, необґрунтоване направлення на медичний огляд, в тому числі психіатричний, якщо окремими положеннями передбачена можливість направлення працівника на такий огляд, дія, спрямована на ускладнення пошуку в майбутньому
   працевлаштування.
4. Несприятливе поводження на підставі подання заяви також вважається погрозою або спробою застосувати захід, зазначений у пункті 3 вище.
5. Захист не поширюється на викривача, який також є виконавцем/співвиконавцем/
   співучасником порушень.

§ 8

1. Метою збереження конфіденційності є гарантування почуття безпеки Викривача та мінімізація ризику відплати або репресій. Викривач, який зробив повідомлення і чиї персональні дані були несанкціоновано розголошені, повинен негайно повідомити про це Правління ЛТ або Комітет з порушень, які зобов’язані вжити заходів для захисту Викривача.
2. Особа викривача, а також вся інформація, що дає змогу ідентифікувати викривача, не розголошується суб’єктам, щодо яких здійснюється повідомлення, третім особам або іншим працівникам та співробітникам суб’єкта. Зокрема:
   1) дані викривача не розголошуються в жодному з документів, пов’язаних з провадженням;
   2) дані викривача не розголошуються на вимогу сторін або учасників провадження;
   3) дані викривача не включаються до розсилок документів, пов’язаних з провадженням;
   4) викривач не є свідком у провадженні, яке буде розпочато в результаті його повідомлення, а також не є учасником або стороною розпочатого провадження.
   Особа викривача, а також інша інформація, що дозволяє його ідентифікувати, може бути розкрита лише в тому випадку, якщо таке розкриття є необхідним і пропорційним обов’язком відповідно до загальноприйнятого законодавства в контексті провадження, що здійснюється національними органами влади (наприклад, судами).
3. Суб’єкт обробляє персональні дані в обсязі, необхідному для прийняття запиту та подальшого реагування. Персональні дані, які не мають відношення до розслідування повідомлення, не збираються, а якщо збираються, то видаляються. Видалення таких персональних даних має відбутися протягом 14 днів з моменту визначення, що вони не мають відношення до справи.

§ 9

1. Повідомлення також може бути подане Уповноваженому з прав людини або до державного органу без дотримання процедури, передбаченої Порядком, зокрема, коли
   1) не надав зворотного зв’язку Сигналісту у встановлений Порядком ЛТ строк для зворотного зв’язку, або
   2) Викривач має обґрунтовані підстави вважати, що порушення закону може становити пряму чи очевидну загрозу суспільним інтересам, зокрема існує ризик заподіяння непоправної шкоди, або
   3) подання внутрішнього повідомлення наражає Сигналіста на небезпеку помсти, або
   4) у разі внутрішнього повідомлення існує низька ймовірність того, що ЮО зможе успішно усунути порушення через конкретні обставини справи, такі як можливість приховування або знищення доказів, або можливість змови між ЮО та порушником, або причетність ЮО до вчинення порушення.
2. Повідомлення, зроблене омбудсмену або державному органу в обхід внутрішнього повідомлення, не позбавляє викривача захисту, гарантованого Законом.

§ 10

Порядок набуває чинності 25 вересня 2024 року.