ПРОЦЕДУРА ВНУТРІШНІХ ПОВІДОМЛЕНЬ ТА ПОДАЛЬШИХ ДІЙ
застосовується в IT LeasingTeam sp. z o.o.

§ 1

1. Операційна стратегія IT LeasingTeam sp. z o.o. у Варшаві (далі “ITLT”) ґрунтується на відповідальності, запобіганні корупції та запобіганні іншим порушенням як всередині організації, так і між суб’єктами, що співпрацюють, беручи до уваги ряд аспектів, зокрема соціальні інтереси, захист навколишнього середовища, відносини з різними групами суб’єктів, що співпрацюють.
2. Процедура є частиною системи управлінського контролю. Її основна мета – запобігти порушенням в ITLT.
3. ITLT веде свою діяльність на основі абсолютної поваги до закону, належної практики та найвищих етичних стандартів.
4. Основною метою Порядку є створення системи викриттів для ІТЛТ шляхом створення захищених каналів повідомлення для запобігання будь-яким репресіям проти так званих “викривачів”.
5. Порядок визначає правила та процедуру повідомлення інформації про порушення законодавства, у тому числі про обґрунтовану підозру щодо фактичного або потенційного порушення законодавства, яке відбулося або може відбутися в ІТЛТ, або інформацію щодо спроби приховати таке порушення законодавства.

§ 2

У всіх випадках, на які є посилання в Порядку:

1. Юридична особа – мається на увазі ITLT;
2. Незалежний організаційний підрозділ (далі – “НОП”) – неупереджений комітет, уповноважений ITLT – організаційний підрозділ в організаційній структурі Юридичної особи, уповноважений отримувати повідомлення, здійснювати подальші дії та обробляти персональні дані, отримані у зв’язку з внутрішнім повідомленням, включаючи перевірку повідомлення, зв’язок з Викривачем. BJO є Комітетом з питань порушень;
3. Процедура – означає порядок отримання внутрішніх повідомлень та вжиття подальших заходів;
4. Закон – Закон від 14 червня 2024 р. про захист викривачів (Законодавчий вісник, поз. 928). Викривач – фізична особа, яка повідомляє про порушення закону і робить це не через власний законний інтерес, незалежно від
   посади, форми зайнятості або співпраці, як до, так і після припинення правовідносин з ITLT (в т.ч: працівник, колишній працівник, претендент на працевлаштування, особа, яка виконує роботу на іншій основі, ніж трудовий договір, у тому числі за цивільно-правовим договором, підприємець, акціонер або учасник, член органу юридичної особи, особа, яка виконує роботу під наглядом та керівництвом підрядника, субпідрядника або постачальника, у тому числі за цивільно-правовим договором, стажист, волонтер);
5. Повідомлення – інформація про порушення закону, зроблена через призначені для цього канали зв’язку;
6. Особа, на яку поширюється дія повідомлення – означає особу, визначену в повідомленні як правопорушник;
7. Подальші дії – під цим розуміють провадження, що здійснюються у зв’язку з поданим повідомленням;
8. Канал подання заявки – технічні та організаційні заходи для подання заявки;
9. Дія у відповідь – пряма або непряма дія чи бездіяльність у робочому контексті, спричинена повідомленням, яка порушує або може порушити права Підписанта, або завдає чи може завдати невиправданої шкоди Підписанту, в тому числі необґрунтоване порушення судового провадження проти Підписанта.

§ 3

1. Процедура та її положення застосовуються до наступних груп осіб, які мають право подавати повідомлення:
   1. працівники та співробітники, а також колишні працівники та співробітники ІТЛТ,
   2. особи, які діють від імені та за дорученням ITLT,
   3. будь-яка інша особа, пов’язана будь-яким чином з ITLT, зокрема:
      фасилітатори, учні, стажери або кандидати на працевлаштування, якщо вони отримали інформацію про викриття під час прийому на роботу або інших процесів, що передують працевлаштуванню.
2. Повідомлення про порушення можуть стосуватися, зокрема, таких питань
   1. Партнерські організації ITLT,
   2. фізична особа, уповноважена представляти ІТЛТ,
   3. Співробітники та асоційовані особи ІТЛТ у зв’язку з виконанням роботи для нього,
   4. субпідрядник або будь-який інший підприємець, який є фізичною особою, якщо його/її злочинне діяння було пов’язане з виконанням договору, укладеного з ITLT,
   5. працівник, співробітник або особа, уповноважена діяти в інтересах або від імені трейдера, який не є фізичною особою, якщо його дії були пов’язані з виконанням контракту, укладеного цим трейдером з ITLT.
3. Під порушеннями розуміють, зокрема, інформацію, яка може свідчити:
   1. підозра у підготовці, спробі або вчиненні кримінального злочину суб’єктами, зазначеними в пункті 1. 2,
   2. невиконання своїх зобов’язань або зловживання повноваженнями суб’єктами, зазначеними в пункті 1. 2,
   3. не проявляють максимальної обережності, що вимагається за даних обставин, у діяльності суб’єктів, перелічених у пункті 1. 2,
   4. порушення в організації діяльності ІТЛТ, які можуть призвести до вчинення кримінального правопорушення або заподіяння шкоди,
   5. порушення загальноприйнятих законів, відповідно до яких працює ІТЛТ,
   6. порушення внутрішніх процедур та етичних норм, прийнятих в ІТЛТ.
4. Порушення – це дія або бездіяльність, яка є незаконною або спрямована на
   щоб обійти закон, що стосується:
   1) корупція;
   2) державні закупівлі;
   3) фінансові послуги, продукти та ринки;
   4) запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму;
   5) безпечність та відповідність продукції;
   6) транспортна безпека;
   7) захист навколишнього середовища;
   8) радіологічний захист та ядерна безпека;
   9) безпека харчових продуктів та кормів;
   10) здоров’я та добробут тварин;
   11) громадське здоров’я;
   12) захист прав споживачів;
   13) захист приватності та персональних даних;
   14) безпека мереж та систем ІКТ;
   15) фінансові інтереси Державної скарбниці Республіки Польща, суб’єкта господарювання
   місцеве самоврядування та Європейський Союз;
   16) внутрішній ринок Європейського Союзу, включаючи публічно-правові норми
   конкуренції, державної допомоги та корпоративного оподаткування;
   17) конституційні свободи та права людини і громадянина – що виникають у відносинах
   особи з органами публічної влади і не стосуються сфер, зазначених
   в пунктах 1-16.

§ 4

1. Особа, яка здійснює загальний нагляд за отриманням та опрацюванням повідомлень
   БЮО, а також веде реєстр порушень, є Уповноваженим з питань порушень.
   Уповноважений з питань порушень призначається Правлінням ITLT.
2. Органом, відповідальним за отримання та визнання повідомлень, а також уповноваженим
   подальші дії та спілкування з Викривачем, є Комісія
   з розгляду порушень, що складається з Уповноваженого з розгляду порушень та 2 членів, призначених
   Радою директорів МТЛТ, за їхньою згодою, з числа наступних осіб: не пов’язаних і не споріднених, які не ведуть спільне господарство, не підтримують тісних стосунків у приватній сфері з Радою директорів. Порушення аналізуватиме комісія у складі однієї особи, запропонованої Уповноваженим.
   Уповноважений не розглядатиме заяви, за винятком випадків, коли це необхідно через відсутність членів комісії, здатних здійснити такий аналіз.
3. До аналізу повідомлення не можуть залучатися особи, які, як випливає зі змісту повідомлення
   про порушення, можуть бути будь-яким чином негативно причетні до дії або бездіяльності, що становить порушення.
4. Якщо повідомлення про порушення стосується Уповноваженого з питань порушень
   або членів Комітету з питань порушень у кількості, яка не дозволяє діяти щонайменше одній особі, Рада директорів ITLT призначає інших осіб, відповідальних за це
   повідомлення.
5. Агент з порушень та Комітет з порушень зобов’язані зберігати
   таємницю щодо інформації та персональних даних, які вони отримали в рамках
   прийняття та перевірки повідомлення та здійснення подальших дій, а також
   після припинення трудових або інших правовідносин, в рамках яких
   здійснювалися ці дії.

§ 5

1. Викривач може надіслати повідомлення електронною поштою на адресу
   за адресою порушення ITLT@itlt.pl.
2. Подане повідомлення повинно містити чітке і повне пояснення предмета
   повідомлення і включати щонайменше наступну інформацію: дату і
   місце вчинення порушення закону або дату і місце отримання інформації про
   порушення закону, опис конкретної ситуації або обставин, що створюють можливість
   вчинення порушення закону, зазначення суб’єкта, якого стосується повідомлення,
   зазначення можливих свідків порушення закону, зазначення всіх наявних у Сигналіста доказів і відомостей, які можуть виявитися корисними в
   процесі розгляду повідомлення.
3. Організація не визнає анонімних заявок.
4. Відповідно до принципу добросовісності, будь-яка особа, яка має право повідомляти
   , повинна повідомляти про порушення, якщо вона має достатні підстави
   вважати, що надана інформація є правдивою.
5. Свідоме неправдиве повідомлення заборонено.
6. У випадку, якщо буде встановлено, що в заяві було подано завідомо неправдиві або приховані відомості, особа, яка подала заяву, може бути притягнута до відповідальності
   відповідно до положень Трудового кодексу та спеціальних нормативно-правових актів,
   в тому числі нормативно-правових актів, що діють на суб’єкті господарювання. Така поведінка
   також може бути кваліфікована як грубе порушення основних
   обов’язків працівників або осіб, які виконують оплачувану роботу на іншій
   , ніж правові відносини, основі, і, як наслідок, призвести до розірвання
   трудового/цивільного договору без попередження.
7. Рішення про надання статусу викривача приймає Комітет з порушень.
8. Статус викривача може отримати будь-який викривач, якщо тільки попередній аналіз повідомлення
   не дає підстав вважати, що викривач явно діяв недобросовісно
   (презумпція добросовісності).
9. Для кожного повідомлення РБО призначає одну особу, відповідальну за
   зв’язок з відповідним викривачем. Ця особа має підтвердити отримання повідомлення протягом
   7 днів з моменту отримання, надіславши повідомлення на електронну адресу, з якої
   було надіслано повідомлення.
10. Якщо в ході розслідування з’ясується, що викривач, якому раніше
    було надано статус викривача, діяв недобросовісно, він позбавляється
    захисту, передбаченого для викривача.

§ 6

1. Доступ до каналів повідомлень надається лише уповноваженому
   та іншим членам Комітету з питань повідомлень, а також, можливо, іншим
   особам, відповідальним за здійснення повідомлень.
2. Після отримання повідомлення, протягом не більше 7 днів з моменту отримання повідомлення,
   Комісія з питань порушень проводить попередню перевірку повідомлення, тобто щодо
   фактичної ймовірності настання правдивості повідомлення) про
   порушення (“Попередня перевірка”). Результатом позитивної попередньої перевірки є підтвердження
   прийняття Комісією з розгляду порушень повідомлення та надання статусу викривача.
   Підтвердження надсилається на електронну адресу, з якої було надіслано повідомлення.
3. Комітет з порушень, відповідно до пункту 2 вище, тобто після попередньої
   перевірки, може прийняти рішення не проводити
   роз’яснення в ситуації, коли повідомлення явно не відповідає дійсності або
   неможливо отримати від Підписанта додаткову інформацію, необхідну для
   перевірки Повідомлення.
4. Комітет з порушень повинен розглянути повідомлення і вжити заходів без
   невиправданої затримки.
5. В обґрунтованих випадках (відповідно до пунктів 2 і 3 вище) Комісія з порушень
   розпочинає розслідування (“Розслідування”), а потім, протягом
   періоду, що не перевищує 30 днів, приймає рішення по суті повідомлення, за умови
   можливості для слідчого зібрати необхідні
   документи та докази протягом цього періоду.
6. В особливо складних випадках розгляд повідомлення
   про порушення може відбуватися у строк не більше 90 днів з дати початку
   Розслідування.
7. З урахуванням підпункту 2, якщо Повідомлення дозволяє проведення подальших заходів –
   , в тому числі скороченого розслідування, це має відбутися
   одразу після отримання Повідомлення.
8. Якщо це виправдано фактами
   , викладеними в повідомленні, до Розслідування можуть бути залучені фахівці та незалежні консультанти
   , наприклад, шляхом підготовки висновку щодо предмета повідомлення, в тому числі юридичного висновку.
9. Інформація про заплановані або здійснені подальші дії та причини
   таких дій доводиться до відома Підписанта не пізніше 3 місяців з моменту
   підтвердження прийняття повідомлення (у разі неотримання
   підтвердження прийняття повідомлення – протягом 3 місяців з моменту спливу 7 днів з моменту повідомлення).
   Зворотний зв’язок надсилається на електронну адресу, з якої було надіслано повідомлення.
10. Комітет з порушень може надавати рекомендації щодо відповідних
    виправних або дисциплінарних заходів до особи, яка вчинила порушення
    закону, а також рекомендації, спрямовані на усунення та запобігання
    ідентичних або подібних порушень, описаних у повідомленні, у майбутньому.
11. За результатами розслідування Комітет з порушень
    готує звіт і подає його Уповноваженому з порушень, за винятком випадків, коли Уповноважений
    є автором звіту як слідчий.
12. Звіт про розслідування повинен містити опис встановлених фактів, у тому числі виявлених порушень та їх причин, масштабів і наслідків, а також осіб,
    відповідальних за них.
13. Комісія супроводжує звіт про розслідування пропозиціями щодо подальших
    дій. Залежно від результатів, ці дії можуть включати заходи проти
    порушників, заходи щодо запобігання порушенням та посилення
    системи внутрішнього контролю суб’єкта господарювання. Такими заходами можуть бути, зокрема,
    зокрема:
    1) закриття процедури без вжиття подальших дій (якщо
    повідомлення не підтверджується);
    2) проведення співбесіди, звернення уваги працівника;
    3) винесення догани, позбавлення премії тощо;
    4) внесення змін до внутрішніх процедур; 5) подання цивільних позовів, що стосуються, наприклад, укладення договорів, відшкодування шкоди, спричиненої порушенням; 6) звернення до суду; 7) звернення до суду з позовом про) зміни або ротації на посадах;
    5) зміни внутрішніх процедур;
    6) вчинення цивільно-правових дій щодо, наприклад, укладених договорів, усунення
    шкоди, виплати компенсації;
    7) подання заяви про відкриття дисциплінарного провадження;
    8) подання повідомлення про обґрунтовану підозру у вчиненні злочину (у
    випадку збору доказів);
    9) інформування відповідних служб (у випадку збору зачіпок).
14. Правління ІТЛТ визначає подальші дії та осіб, відповідальних за їх виконання.
    Супервайзер контролює виконання цих дій та надає допомогу тим
    , хто за них відповідає.
15. Комісія інформує викривача про свої висновки та затверджені
    заходи одразу після затвердження пропозицій Правлінням ITLT, не пізніше
    30 днів після завершення Розслідування.
16. Досягнуті домовленості, затверджені заходи та їх реалізація фіксуються в
    Реєстрі нотифікацій.
17. Реєстр викривачів, зокрема, містить:
    1) контактні дані викривача,
    2) всю інформацію, що міститься у повідомленні,
    3) хід аналізу та розгляду повідомлення,
    4) осіб та органи, залучені до процесу аналізу та розгляду повідомлення,
    5) будь-які рішення та ескалації (якщо такі мали місце).
18. Реєстр повідомлень є конфіденційним, а персональні дані
    та інша інформація в Реєстрі повідомлень зберігаються протягом 3 років після
    закінчення календарного року, в якому були завершені подальші дії, або після
    завершення провадження, розпочатого цими діями.

§ 7

1. Існує абсолютна заборона на переслідування
   викривача, який здійснив повідомлення (як внутрішнє, так і зовнішнє), а також
   публічне розголошення – відповідно до Закону.
2. Вчинення будь-яких репресивних або дискримінаційних дій
   або будь-якого іншого виду несправедливого ставлення до Сигналіста буде розглядатися
   як порушення Порядку і може спричинити відповідальність у вигляді дисциплінарного стягнення або
   розірвання договору, що пов’язує особу, яка вчинила репресивні дії, з ІТЛТ.
3. Зокрема, по відношенню до Сигналізатора неприпустимо: відмовляти у встановленні
   трудові відносини, припинення або розірвання трудових відносин без попередження,
   зниження зарплати, відмова у просуванні по службі або виключення з
   просування по службі, відмова у наданні інших пільг, крім заробітної плати
   пов’язані з роботою, переведення працівника на нижчу посаду, відсторонення від роботи
   при виконанні трудових або службових обов’язків, переведення на іншу
   існуючі посадові обов’язки працівника, несприятливі зміни
   місце роботи або графік роботи, негативна оцінка результатів роботи
   або негативну оцінку роботи, накладення або застосування дисциплінарного стягнення, у
   включаючи фінансовий штраф або захід аналогічного характеру, призупинення участі або
   відмова у відборі для участі у навчанні з метою підвищення
   професійної кваліфікації, безпідставне направлення на медичний огляд, у тому числі
   психіатричний огляд, якщо окремими нормативно-правовими актами передбачена можливість направлення працівника
   на такий огляд, дії, спрямовані на ускладнення
   працевлаштування в майбутньому.
4. Погроза
   або спроба застосувати захід, зазначений у пункті 3 вище, також вважається несприятливим ставленням на підставі подання заяви.
5. Захист не поширюється на викривача, який також є виконавцем/співвиконавцем/
   співучасником порушень.

§ 8

1. Метою збереження конфіденційності є гарантування почуття безпеки
   Викривача та мінімізація ризику відплати або
   репресій. Викривач, який здійснив повідомлення і чиї персональні дані були
   несанкціоновано розголошені, повинен негайно
   повідомити про ситуацію Раду директорів або Комітет з порушень ІТЛТ, які зобов’язані
   вжити заходів для захисту викривача.
2. Особа викривача, а також уся інформація, що дає змогу ідентифікувати
   викривача, не розголошується суб’єктам, щодо яких здійснюється повідомлення,
   третім особам або іншим працівникам та співробітникам суб’єкта. Зокрема:
   1) дані викривача не розголошуються в будь-яких документах, пов’язаних з
   провадженням;
   2) дані викривача не розголошуються на вимогу сторін або учасників провадження;
   3) дані викривача не включаються до розсилки документів, пов’язаних з
   провадженням;
   4) викривач не є свідком у провадженні, яке буде розпочато внаслідок
   його повідомлення, а також не є учасником або стороною розпочатого
   провадження.
   Особа викривача, а також інша інформація, що дає змогу ідентифікувати його/її
   , може бути розкрита лише в тому випадку, якщо таке розкриття є необхідним та
   пропорційним обов’язком, що випливає із загальноприйнятих
   правових положень у контексті провадження, що здійснюється національними органами влади (наприклад,
   судами).
3. Суб’єкт обробляє персональні дані в обсязі, необхідному для прийняття повідомлення та
   подальших дій. Персональні дані, які не мають відношення до визнання
   повідомлення, не збираються, а якщо збираються, то видаляються. Видалення цих
   персональних даних відбувається протягом 14 днів після того, як буде встановлено, що вони не
   стосуються справи.

§ 9

1. Повідомлення в будь-якому випадку може бути зроблено також Омбудсмену
   Громадяни або державний орган всупереч процедурі, передбаченій Законом України “Про доступ до публічної інформації
   Процедура, зокрема коли:
   (1) протягом строку зворотного зв’язку, встановленого Порядком ІТЛТ, не
   надати зворотній зв’язок Сигналізатору або
   2) Викривач має достатні підстави вважати, що порушення закону може становити
   пряма або очевидна загроза суспільним інтересам, зокрема
   існує ризик непоправної шкоди, або
   3) подання внутрішнього повідомлення наражає Сигналіста на небезпеку помсти, або
   4) у разі внутрішнього повідомлення існує низька
   ймовірність того, що ІТЛТ
   успішно протидіяти порушенню через конкретні обставини справи, такі як можливість приховування або
   знищення доказів або можливість змови між ІТЛТ та особою, яка вчинила
   порушення, або участь ІТЛТ у порушенні.
2. Повідомлення, зроблене омбудсмену або державному органу з
   , без внутрішнього повідомлення, не призводить до позбавлення Сигналіста захисту
   , гарантованого Законом.

§ 10

Порядок набуває чинності 25 вересня 2024 року.